Powodów likwidacji firmy może być bardzo wiele. Wiąże się to z szeregiem procedur, których należy dopełnić, aby wszystko odbyło się sprawnie i przede wszystkim zgodnie z prawem. Czy jednak zastanawiałeś się kiedyś, co – w takim przypadku – należy zrobić z dokumentacją? Poniżej znajdziesz wszelkie potrzebne informacje.
Likwidacja firmy a dokumentacja
Jeśli zastanawiasz się, co zrobić z dokumentacją po likwidacji firmy, z odpowiedzią przychodzą zapisy w polskim prawie, a mówią one, że w przypadku spółek wpisanych do KRS, do wniosku o wykreślenie spółki należy dołączyć uchwałę zgromadzenia wspólników o wyznaczeniu przechowawcy ksiąg i dokumentów rozwiązanej spółki. Również spółki cywilne i jednoosobowe działalności gospodarcze mają obowiązek zdeponowania dokumentacji pracowniczej w uprawnionym archiwum.
Co to wszystko oznacza? Nic innego, jak to, że po likwidacji firmy jesteś zobowiązany do złożenia dokumentacji w odpowiednim archiwum. Jeśli akurat jesteś w trakcie procesu likwidacji firmy lub zamierzasz to zrobić w przyszłości – koniecznie o tym pamiętaj! Pamiętaj również o zabezpieczeniu środków na pokrycie kosztów archiwizacji.
Jaki los czeka Twoje dokumenty?
Jeśli już wybrałeś odpowiednie archiwum, które spełnia obowiązujące wymogi prawne i złożysz tam wszystkie swoje dokumenty, zostaną one – przede wszystkim – należycie zabezpieczone. Należy zwrócić uwagę, czy wybrane przez Ciebie archiwum ma swoje magazyny, które posiadają zaawansowane systemy przeciwpożarowe i antywłamaniowe.
Dokumenty po likwidacji firmy mogą być również udostępniane zainteresowanym stronom, w tym jej byłym pracownikom zgodnie z wytycznymi Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji wiąże się z opłatą, a o określeniu jej maksymalnej wysokości mówi Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 10 lutego 2005 r. (Dz.U. 2005 Nr 28 poz. 240).
Warto też zwrócić uwagę, czy wybrane przez Ciebie archiwum spełnia wymagania ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1781).
Twoje dokumenty będą przechowywane w archiwum przez określony czas, a po jego upływie dokumentacja podlega wybrakowaniu oraz zniszczeniu. Wymagany przepisami czas przechowywania Twojej dokumentacji, w zależności od jej rodzaju, może wynieść 5, 10, a nawet 50 lat (dokumentacja pracownicza).
Przygotowanie dokumentów też jest ważne
Na koniec warto podkreślić, iż dokumentacja przekazywana do archiwum powinna być uporządkowana. Jeśli natomiast nie posiadasz odpowiedniej wiedzy, jak postępować ze swoją dokumentacją, możesz skorzystać z usług firmy zewnętrznej, która posiada taką usługę w swojej ofercie. Pozwoli Ci to uniknąć niepotrzebnego stresu, a także często obniżyć koszty samej archiwizacji, gdyż fachowcy mogą ocenić, że niektóre z Twoich dokumentów wcale nie muszą podlegać temu procesowi.