Posted on: 16 grudnia 2021 Posted by: redakcja Comments: 0

Wprowadzane wraz początkiem 2022 roku zmiany w naliczeniu kosztów prowadzenia firmy budzą niepokój wielu przedsiębiorców. Wzrastające wydatki na poczet prowadzonej działalności skłaniają właścicieli firm do poszukiwania płaszczyzn, w których można wydzielić nowe oszczędności. Wśród takich czynników warto wyróżnić m.in. koszty administracyjne w firmie – w jaki sposób można zarządzić ich redukcję?

Czym są koszty administracyjne w firmie?

Na wstępie warto podkreślić, że koszty administracyjne w firmie są pojęciem niezwykle szerokim, które w zależności od typu przedsiębiorstwa mogą obejmować zróżnicowane czynniki. Według ogólnej, stosowanej powszechnie definicji, koszty administracyjne w firmie to ogół kosztów zakładowych, w których skład wchodzą m.in.:

  • koszty osobowe (wypłaty, podróże służbowe, przeprowadzone szkolenia),
  • koszty funkcjonowania biura (koszty stałe, takie jak czynsze czy koszty przetwarzania gromadzonych danych),
  • działania reklamowe (promocja, marketing).

Obniżenie kosztów osobowych przy utrzymaniu dotychczasowej wydajności może być niezwykle trudne – czasowa redukcja wynagrodzeń i rezygnacja ze szkoleń bądź kursów nie sprzyja utrzymaniu dotychczasowej jakości usług. Sytuacja prezentuje się podobnie w przypadku wydatków na poczet promocji. Choć ograniczenie tego typu działań może przyczynić się do wypracowania oszczędności, decyzja ta oznacza ograniczenie szans na dotarcie do nowych klientów. Rozwiązaniem problemu z redukcją kosztów może być zmniejszenie wydatków na funkcjonowanie biura.

W jaki sposób ograniczyć koszty eksploatacyjne?

Jednym z najważniejszych problemów, związanych z obniżeniem kosztów na poczet utrzymania biura, jest ich niejednolity, rozproszony charakter – ustalenie źródła zbędnych wydatków bez fachowego doradztwa może okazać się niezwykle trudne. Jednym z obszarów działalności, które pochłaniają najwięcej środków, jest prowadzenie papierowej dokumentacji i tworzenie wydruków. Analiza firmy Euroimpex pokazuje, że zastosowanie wytycznych z audytu drukowania pozwala największym przedsiębiorstwom oraz organizacjom oszczędzić nawet milion złotych w skali roku.

Redukcja kosztów dokumentacji papierowej odbywa się na kilku płaszczyznach:

  • dobór odpowiednich urządzeńkoszty administracyjne w firmie wynikają m.in. z korzystania z niewłaściwych drukarek czy skanerów. Przeprowadzony audyt pomoże określić optymalną liczbę urządzeń wielofunkcyjnych, zwracając szczególną uwagę na ich energooszczędność, wydajność czy koszty serwisowania;
  • analiza zasadności wydruku – analiza powinna uwzględnić również celowość tworzonych dokumentów. Jeśli część z firmowych wydruków nie jest uzasadniona bieżącymi potrzebami, warto opracować nowe procedury, które wykluczą zbędne koszty;
  • zaproponowanie rozwiązań alternatywnych – część trzymanych w formie papierowej materiałów można z powodzeniem przenieść do chmury obliczeniowej, zapewniającej swobodny dostęp i bezpieczeństwo danych przy niższych kosztach.

Chcesz obniżyć koszty administracyjne w firmie? Postaw na Euroimpex

Zastanawiasz się, w jaki sposób zredukować obecne koszty administracyjne w firmie? Poznaj rodzinę produktów Documaster, dedykowaną dla przedsiębiorstw, które szukają oszczędności na eksploatacji urządzeń biurowych. Już dziś skontaktuj się ze specjalistami marki Euroimpex, i przekonaj się, ile środków może zaoszczędzić Twój biznes.

Leave a Comment