Wprowadzane wraz początkiem 2022 roku zmiany w naliczeniu kosztów prowadzenia firmy budzą niepokój wielu przedsiębiorców. Wzrastające wydatki na poczet prowadzonej działalności skłaniają właścicieli firm do poszukiwania płaszczyzn, w których można wydzielić nowe oszczędności. Wśród takich czynników warto wyróżnić m.in. koszty administracyjne w firmie – w jaki sposób można zarządzić ich redukcję?
Czym są koszty administracyjne w firmie?
Na wstępie warto podkreślić, że koszty administracyjne w firmie są pojęciem niezwykle szerokim, które w zależności od typu przedsiębiorstwa mogą obejmować zróżnicowane czynniki. Według ogólnej, stosowanej powszechnie definicji, koszty administracyjne w firmie to ogół kosztów zakładowych, w których skład wchodzą m.in.:
- koszty osobowe (wypłaty, podróże służbowe, przeprowadzone szkolenia),
- koszty funkcjonowania biura (koszty stałe, takie jak czynsze czy koszty przetwarzania gromadzonych danych),
- działania reklamowe (promocja, marketing).
Obniżenie kosztów osobowych przy utrzymaniu dotychczasowej wydajności może być niezwykle trudne – czasowa redukcja wynagrodzeń i rezygnacja ze szkoleń bądź kursów nie sprzyja utrzymaniu dotychczasowej jakości usług. Sytuacja prezentuje się podobnie w przypadku wydatków na poczet promocji. Choć ograniczenie tego typu działań może przyczynić się do wypracowania oszczędności, decyzja ta oznacza ograniczenie szans na dotarcie do nowych klientów. Rozwiązaniem problemu z redukcją kosztów może być zmniejszenie wydatków na funkcjonowanie biura.
W jaki sposób ograniczyć koszty eksploatacyjne?
Jednym z najważniejszych problemów, związanych z obniżeniem kosztów na poczet utrzymania biura, jest ich niejednolity, rozproszony charakter – ustalenie źródła zbędnych wydatków bez fachowego doradztwa może okazać się niezwykle trudne. Jednym z obszarów działalności, które pochłaniają najwięcej środków, jest prowadzenie papierowej dokumentacji i tworzenie wydruków. Analiza firmy Euroimpex pokazuje, że zastosowanie wytycznych z audytu drukowania pozwala największym przedsiębiorstwom oraz organizacjom oszczędzić nawet milion złotych w skali roku.
Redukcja kosztów dokumentacji papierowej odbywa się na kilku płaszczyznach:
- dobór odpowiednich urządzeń – koszty administracyjne w firmie wynikają m.in. z korzystania z niewłaściwych drukarek czy skanerów. Przeprowadzony audyt pomoże określić optymalną liczbę urządzeń wielofunkcyjnych, zwracając szczególną uwagę na ich energooszczędność, wydajność czy koszty serwisowania;
- analiza zasadności wydruku – analiza powinna uwzględnić również celowość tworzonych dokumentów. Jeśli część z firmowych wydruków nie jest uzasadniona bieżącymi potrzebami, warto opracować nowe procedury, które wykluczą zbędne koszty;
- zaproponowanie rozwiązań alternatywnych – część trzymanych w formie papierowej materiałów można z powodzeniem przenieść do chmury obliczeniowej, zapewniającej swobodny dostęp i bezpieczeństwo danych przy niższych kosztach.
Chcesz obniżyć koszty administracyjne w firmie? Postaw na Euroimpex
Zastanawiasz się, w jaki sposób zredukować obecne koszty administracyjne w firmie? Poznaj rodzinę produktów Documaster, dedykowaną dla przedsiębiorstw, które szukają oszczędności na eksploatacji urządzeń biurowych. Już dziś skontaktuj się ze specjalistami marki Euroimpex, i przekonaj się, ile środków może zaoszczędzić Twój biznes.